Procedura zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących w Banku procedur i standardów etycznych
Informacje ogólne
W Banku Spółdzielczym Ziemi Kraśnickiej w Kraśniku. obowiązuje „Procedura zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących w Banku procedur i standardów etycznych”.
W Banku Spółdzielczym Ziemi Kraśnickiej w Kraśniku „naruszenie” oznacza działania lub zaniechania, które:
1) są niezgodne z prawem lub mogą stanowić potencjalne naruszenie prawa, w tym rzeczywiste lub potencjalne naruszenie przepisów w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; lub
2) są niezgodne z obowiązującymi w Banku procedurami, w tym przepisami wewnętrznymi w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
3) są niezgodne z obowiązującymi w Banku standardami etycznymi;
4) stanowią „obchodzenie przepisów”, tzn. są sprzeczne z przedmiotem lub celem przepisów zawartych w pkt od 1) do 3).
Zgłoszenia naruszenia może dokonać Sygnalista za pośrednictwem dedykowanych kanałów.
Sygnalista
W Banku Spółdzielczym Ziemi Kraśnickiej w Kraśniku za Sygnalistów uznaje się osoby fizyczne, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym m.in.:
1) pracownik
2) pracownik tymczasowy
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
4) przedsiębiorca
5) prokurent
6) członek banku
7) członek organu
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy
9) stażysta
10) wolontariusz
11) praktykant
12) osoba dokonująca zgłoszenia w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Banku lub na rzecz Banku lub już po ich ustaniu.
Kanały zgłaszania naruszeń
1) elektronicznie, kierowanych z prywatnego, dedykowanego adresu e-mail na skrzynkę Banku Spółdzielczego Ziemi Kraśnickiej w Kraśniku na adres: zgłoszenia@bskrasnik.pl.
2) Za pośrednictwem programu Axence nVision (pracownicy Banku)
3) pisemnie, drogą pocztową w kopercie opatrzonej klauzulą „Poufne banku” na adres „Prezes Zarządu Banku Spółdzielczego Ziemi Kraśnickiej w Kraśniku ul. Ogrodowa 5, 23-200 Kraśnik” z adnotacją „do rąk własnych.”
W przypadku, gdy zgłoszenie naruszeń dotyczy któregoś z członków Zarządu, Bank umożliwia zgłoszenie naruszeń z pominięciem Zarządu, drogą pocztową na adres „Rada Nadzorcza Banku Spółdzielczego w Banku Spółdzielczego Ziemi Kraśnickiej w Kraśniku ul. Ogrodowa 5, 23 - 200 Kraśnik z adnotacją na kopercie „do rąk własnych”.
4) osobiście, poprzez zgłoszenie chęci bezpośredniego spotkania jedną z dróg wskazanych w pkt. od 1) do 3).
Sygnalista otrzyma informację zwrotną, o ile poda adres do kontaktu. Adres do kontaktu jest warunkiem otrzymania informacji zwrotnej bez względu na to, czy Sygnalista jest anonimowy, czy ujawni swoją tożsamość. Adres do kontaktu może być również skonstruowany w taki sposób, który nie identyfikuje Sygnalisty (np. abstrakcyjny adres mailowy).
Zgłoszenia powinny zawierać:
1) informacje na temat osoby, której dotyczy zgłoszenie (tzn. osoby naruszającej lub podejrzewanej o dokonanie naruszenia)
2) informacje o miejscu (np. placówka Banku) oraz czasie w jakim występowało naruszenie
3) jakie regulacje wewnętrzne, przepisy prawa lub standardy etyczne według Sygnalisty zostały naruszone
4) dane innych osób które mają lub mogą mieć związek ze zgłoszeniem, np. mogących udzielić wyjaśnień
5) wszelkie inne informacje mające związek ze zgłoszeniem, umożliwiające wyjaśnienie zgłoszenia
6) dane sygnalisty, o ile nie jest to zgłoszenie anonimowe
7) na życzenie sygnalisty - adres do kontaktu, np. prywatny, anonimowy adres e-mail lub adres pocztowy do sygnalisty, na jaki będzie kierowana informacja zwrotna.
Ochrona Sygnalisty
Ochroną przed działaniami odwetowymi objęci są Sygnaliści, osoby powiązane z Sygnalistą oraz osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia.
Działanie odwetowe - bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
Osoba powiązana z Sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym:
1) współpracownik lub osoba najbliższa Sygnalisty; osobą najbliższą jest małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo,
2) powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także
3) osoba pozostająca we wspólnym pożyciu.
pomocnik sygnalisty – „osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia”, osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
Zgłoszenia zewnętrzne
Zgodnie z przepisami ustawy z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów, Sygnalista będzie mógł dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego.
Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez RPO albo UKNF na zasadach określonych w Ustawie z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów oraz procedurach tych organów dotyczących przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która powinna określać w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.
Kraśnik, wrzesień 2024 r.